A Vatikán február 27-én jelentette be hivatalosan az egyházfő látogatását.

A szentszéki protokoll szerint Ferenc pápa az indulás előtti napokban, az április 28-t megelőző szerdai általános audiencián vagy vasárnapi beszédében, osztja majd meg a hívőkkel, hogy indulás előtt áll. Ezzel egy időben a szentszéki sajtóközpont újabb tájékoztatót ad a háromnapos látogatás részleteiről. Az újságírók kézhez kapják az úgynevezett Cabasariót: a látogatás összes helyszínét és programját részletesen bemutató útmutatóról van szó, amely a jezsuita Felix Juan Cabasesről kapta a nevét, aki II. János Pál pápasága alatt vezette be ennek a könyvecskének a használatát. Az útikönyv érdekességnek számít, mert a logisztikai, történelmi, kulturális információk mellett egyedi, kézzel készített rajzokat is tartalmaz a jelentősebb helyszínekről.

Ferenc pápa minden egyes külföldi útja előtt és után imát mond a római Santa Maria Maggiore-bazilikában található Szűz Mária ikonnál, oltalmat kérve.

A Róma és Budapest közötti utat – a 2021-es látogatásával ellentétben – Ferenc pápa az ITA nevű légitársaság gépével teszi meg. A korábbi olasz légitársaság, az Alitalia 1964 óta biztosított repülőt az egyházfők belföldi és nemzetközi útjain, de 2021-ben a nemzeti légitársaságot felszámolták, és új névvel indult újra. Ferenc pápa az utolsó utat az Alitaliával éppen Magyarországra tette meg, amikor 2021 szeptemberében Budapestre utazott a Nemzetközi Eucharisztikus Kongresszus zárómiséjére, majd onnan Szlovákiába.

Szokás szerint népes sajtókíséret utazik a pápai repülőn, több mint hetven olasz és külföldi újságíró.

Ferenc pápa a repülőúton majdnem mindig egyenként köszönti az újságírókat, a visszaúton pedig rögtönzött sajtótájékoztatót tart kérdésekre válaszolva. A repülőút során a pápa táviratban köszönti Olaszország és a célország államfőjét. A Vatikáni Rádió és az olasz püspöki kar televíziócsatornája, a TV2000 háromnapos műsorfolyammal követi Ferenc pápa magyarországi látogatását